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Virtual assistant: cos’è e cosa fa un segretario virtuale

🟠 Che tu gestisca un negozio su un marketplace come Amazon o abbia creato il tuo negozio di eCommerce, c’è un assistente virtuale di eCommerce per quasi tutto ciò che puoi pensare di esternalizzare.

💡 La Virtual Assistant è una figura emergente, esercitata e conosciuta ancora da poche persone. Fornisce servizi diversi spaziando dalla segreteria all’amministrazione, dalla contabilità alla gestione dei contenuti in tutte le sue forme. È quella figura che ci viene in soccorso quando siamo oberati dal lavoro e diventa complicato rispondere alle telefonate, tener testa ai social, aggiornare database e tutto questo chiaramente, viene gestito in modo serio e rispettando un codice etico.

Avere un assistente virtuale per l’eCommerce che si prenda cura di ogni area della tua attività è un ottimo modo per scalare. Non solo automatizza alcune aree della tua attività, ma ti libera del tempo per concentrarti maggiormente sulla crescita. Identifica le attività e chi è necessario per gestirle.

Ritagliati un po’ di tempo senza distrazioni per fare un brainstorming sulle aree della tua attività di eCommerce che potrebbero essere trasmesse a qualcun altro. Non correre troppo in questo processo se vuoi che funzioni. Prenditi il ​​tempo che ti serve e sforzati di allineare tutto in modo da poterti concentrare su ciò che è importante in ogni passaggio. Ciò eviterà che molte risorse siano sprecate nelle fasi successive del processo di assunzione. I compiti che scrivi possono essere piccoli progetti che si collegano ad altre esigenze, o più grandi che si distinguono come determinanti per il futuro della tua attività.

Potresti passarli a un assistente virtuale perché richiedono molto tempo, perché richiedono una maggiore esperienza o semplicemente perché non ti piace farli. Scrivili tutti.

Poi guarda il tuo elenco e dai la priorità a tutte le attività che sono importanti, ma che non vengono svolte o che ti impediscono di svolgere le attività di crescita del tuo business.

🟠 Ecco alcuni esempi di attività che puoi esternalizzare:

🔸 Design & sviluppo del tuo sito web eCommerce.

Un Web Designer che crei loghi, immagini di prodotti, progetti il tuo negozio online e gestisca tutti i progetti relativi al design. Uno Sviluppatore che crei il tuo intero negozio da zero.

🔸 Approvvigionamento e gestione dei prodotti.

Una persona che ricerchi nicchie di prodotto redditizie e potenziali prodotti vincenti per la tua attività di eCommerce. Che individui e chieda ai potenziali fornitori i prodotti che desideri aggiungere al tuo inventario. O ispezioni periodicamente i magazzini dei fornitori per garantire il mantenimento della qualità del prodotto.

🔸 Listino prodotti.

Un Fotografo che produca immagini di prodotti di alta qualità. Un SEO che ricerchi le parole chiave per la migliore visibilità su Google, Amazon e altri motori di ricerca. Un Copywriter che crei titoli di prodotti, descrizioni di prodotti, elenchi puntati e informazioni sull’utilizzo che portano a pagine di prodotto con maggiore conversione.

🔸 Inventario e gestione degli ordini.

Una persona che monitori l’inventario per mantenere livelli ottimali tramite il gestionale sul tuo sito web, o Shopify o il sistema di gestione dell’inventario di Amazon. Che mantenga la comunicazione con i fornitori e gestisce gli ordini di acquisto per garantire che i livelli di inventario non si esauriscano. O prenda e monitori gli ordini effettuati per garantire un’evasione efficiente con i fornitori. Un Servizio clienti che monitori i messaggi dei clienti e le telefonate per garantire tempi di risposta rapidi. Gestisca resi, cambi, rimborsi, cancellazioni, email, telefonate e chat. O che ottimizzi i processi per incoraggiare le recensioni positive e si occupi delle valutazioni negative per mitigare l’impatto.

🟠 Quando sei pronto per iniziare a cercare un assistente di eCommerce, definisci chiaramente ogni attività che deve svolgere in base alle specifiche del tuo business.

Molti freelance possono svolgere i compiti sopra, ma se vuoi che vengano svolti nel modo giusto per le tue esigenze, devi essere il più specifico possibile in modo da assicurarti di ottenere esattamente ciò di cui hai bisogno.

Annota le competenze specifiche e trasversali, il livello di esperienza, l’orario di lavoro, gli strumenti necessari, le metriche delle prestazioni e qualsiasi altro requisito di lavoro o tratti personali che desideri che abbia il candidato.

Ciò fornisce a un potenziale assunto una direzione chiara in modo che sappia esattamente cosa devi fare, quando ne hai bisogno e come vuoi che sia fatto.

🟠 Colloquio e assunzione

Una volta che hai selezionato un candidato adatto, è il momento di programmare un colloquio. Preparati per i colloqui esaminando la descrizione del compito e le aspettative in modo da poter individuare facilmente i punti deboli sulle sue abilità e sull’esperienza.

💡 Definisci aspettative chiare.

Oltre ai dettagli specifici dell’attività , ogni assistente virtuale di eCommerce che assumi deve sapere quali sono le tue aspettative specifiche per il lavoro. Questo li aiuta a capire come lavorare al meglio nella tua azienda e se possono farlo ad alto livello. Pertanto, è necessario impostare aspettative chiare prima di assumerlo.

Fissa un incontro subito dopo aver assunto qualcuno.

Parla dei tuoi obiettivi aziendali, del modo in cui lavori e comunichi e del modo in cui ti piace gestire le cose. Non dimenticare di menzionare le tue piccole fissazioni o altre preferenze personali.

Quindi, chiedi al candidato cosa si aspetta anche da te e come lavora, in modo da essere sulla stessa lunghezza d’onda.

Sia tu che il freelancer lo userete per valutare se lavorerete bene insieme o meno. L’intera relazione dipenderà molto da come imposti la comunicazione. È buona norma impostare gli standard per la comunicazione giornaliera 1 a 1, le riunioni settimanali e le revisioni trimestrali. Deciderli in anticipo può evitare molti problemi di comunicazione in seguito.

Un buon rapporto di lavoro non è mai unilaterale, e con i freelancer che sono essi stessi imprenditori, stai lavorando con professionisti che apprezzano un certo livello di rispetto.

Eviterai errori costosi come un alto turnover se mantieni l’equilibrio tra dare e avere e li includi nel business condividendo gli obiettivi dell’azienda e presentandoli agli altri membri del team.

🟠 Assumere assistenti virtuali di eCommerce per gestire le operazioni della tua attività di eCommerce può essere una soluzione conveniente ed efficace. Portare esperti, se necessario, per tattiche di marketing e pubblicità più avanzate è anche una strategia intelligente per assicurarti di fare le cose ad alto livello su tutti i canali della tua attività.
Assumi quelli di cui hai bisogno, sia che ciò significhi 5 o 25 ore a settimana, solo per quante ore o giorni hai bisogno per portare a termine il lavoro. Un Assistente Virtuale è il supporto di cui hai bisogno per il tuo eCommerce, senza costi fissi, ma retribuito solo in base al tempo lavorato.

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